「複写伝票って、どのくらいの期間保管しておけばいいんだろう？」

経理処理や帳簿整理をしていると、ふとそんな疑問が浮かぶことがあります。

「とりあえず全部保管しておけばいい」と思っていても、
保管スペースには限りがありますし、
「もう処分しても大丈夫かな」と迷う場面も多いですよね。

でも、いざ捨てようとすると
「保存期間って決まりがあるのか…？」
と不安になる……。

実は、複写伝票には
“法律上の保存期間”と”紙そのものの寿命”
という２つの視点があります。

法律の面でどれくらいの期間取っておく必要があるのか。
そして、紙という素材がどのくらい持つのか。

この２つを抑えておく必要があります。
どちらか一方だけでは、正しい保存方法を判断することはできません。

この記事では、印刷会社の立場から、

• 伝票をどのくらい保存すべきか（法的視点）
• 長期保存で注意すべきポイント（紙的視点）

を分かりやすく整理してお伝えします。

複写伝票の保存期間は？劣化を防ぐコツを印刷会社が解説

１．複写伝票の保存期間はどのくらい？法的な視点から整理しよう

■ まずは押さえたい「法律で決められた保存期間」

「伝票ってどれくらい残せばいいの？」という疑問には、
実は『法令で定められた保存期間』が存在します。

代表的なものを表で整理すると以下の通りです。

▼主な伝票関連の法定保存期間一覧▼

▶業種や形態によって異なる場合もあります。

個人事業主の場合は「所得税法」、法人の場合は「法人税法」が基準になります。
そのため、”自分の立場にあった保存期間”を確認することが大切です。

たとえば青色申告の個人事業主なら、
帳簿や伝票は原則７年、見積り書や注文書などは５年。

＞まとめると
・”法的な保存期間は「7年」が基本ライン”
・”ただし業種・業務形態で前後する場合がある”

■ 紙で残す？電子で残す？それぞれのメリットと注意点

2022年から続く電子帳保存方法改正により、
請求書や領収書を電子データで保存する方法も選べるようになりました。

ただし、電子保存には「タイムスタンプ」や「検索機能」など、
システム要件を満たす必要があります。

『一方で、紙保存には”すぐに参照できる安心感”と”法的に明確な扱いやすさ”があります。
特に複写伝票は、現場で控えを即時発行できる利便性があり、まだ多くの企業で採用されています。

印刷会社の現場から見ると…
電子化が進んでも、「紙＋電子」のハイブリッド運用が現実的です。
伝票印刷を完全にやめるより、「必要分だけ紙で残す」のが最もリスクが少ないです。

２．紙の特性から見る複写伝票の”保存できる・できない”

法律的に「何年残すべきか」は決まっていても、
実際には「紙そのものがどれだけもつか」が問題になることもあります。

「気づいたら文字が薄くなっていた」「一部だけ黒ずんで読めない」——。
そんな経験、ありませんか？

複写伝票の印字は“書いた瞬間から少しずつ変化が始まる”と言われています。

ここでは、紙がなぜ変色・退色してしまうのかを簡単に整理しておきましょう
次の章では、それを踏まえて「どうすれば長く残せるか」を紹介します。

要約すると、「光・熱・圧力」が原因となります。

１）紫外線で分子構造が崩壊する

複写伝票に使われている「感圧紙」や「感熱紙」は、
書いたときの“圧力”や“熱”で色がつく仕組みになっています。

その色を作っているのが「ロイコ染料」という薬剤。
ただしこの薬剤、光や熱にとても敏感で、
紫外線を浴び続けると発色が壊れ、だんだんと色が薄くなってしまうんです。

つまり、窓際や照明の真下に置いておくと、
「書いたときはくっきり→半年後にぼんやり」という状態になるわけです。　

２） 熱・温度で薬剤層が”再反応”する

感圧紙の発色層は、温度や湿度にとても左右されます。
暑い場所に置くと薬剤が“再び反応”してしまい、印字がにじんだり、紙が黄ばんだりすることがあります。

夏場の倉庫やコピー機の近くなどは要注意。
知らないうちに、紙の中で化学反応がゆっくり進んでしまっているケースもあります。

３）圧力やこすれが紙の構造を壊す

複写伝票は「圧力で発色する紙」なので、
上から重ね置きしたり、ぎゅっと束ねすぎたりすると、印字していない部分まで発色してしまうことがあります。

一見きれいに保管していても、
その“重み”が少しずつ紙を傷めているんですね。

■「紙の特性から見る複写伝票の”保存できる・できない”」のまとめ

ここまで見てきたように、複写伝票の劣化は光・熱・圧力という”日常に潜む3つの刺激”によって静かに進んでいきます。
どれも特別な環境ではなく、「普通に使っているだけ」でも起こるというのが厄介なところです。

「どうして色が薄くなったんだろう…？」
そんなトラブルの裏には、こうした紙の特性が関係しているんですね。

でも、逆に言えば仕組みを知れば防げるということです。

次の章では、”今日からできる保管・取り扱いのコツ”を具体的に紹介します。

３．長持ちさせるには？印刷会社が教える保管のコツ

ここからは、印刷会社の立場から
「複写伝票をできるだけ長くきれいに保つためのコツ」を紹介します。

どれも特別な設備が必要なものではなく、
日常業務の中で”ちょっと意識するだけ“で効果が出る方法ばかりです。

１）光から守る――日光と蛍光灯に注意！

複写伝票の印字に使われる「発色薬剤」は、
紫外線や強い蛍光灯の光にさらされると化学反応を起こし、徐々に退色してしまいます。

特に窓際や照明の真下などに放置すると、
半年ほどで印字が薄くなることも。

■ 対策ポイント
・保管は暗所・直射日光を避けた場所に。
・棚や引き出しの内側など、なるべく光が当たらないスペースを選ぶ。
・上に透明なクリアファイルを重ねると逆効果。光を通すので注意。

２）湿気より怖い”温度差”――環境を一定に保つ！

湿気はもちろん敵ですが、実はもっと厄介なのが温度差です。
複写伝票の紙面には微量の化学薬剤が含まれており、
湿度が高い→発色が進む、低い→反応が鈍る、を繰り返すことで
じわじわと印字がぼやけることがあります。

■ 対策ポイント
・エアコンや暖房の吹き出し口付近に置かない。
・ダンボール保管なら、床から少し浮かせて「空気の通り道」を作る。
・使わない期間が長い場合は、気温変化の少ない倉庫や棚の奥が◎。

３）重ねすぎ・詰め込みすぎに注意！

複写伝票は圧力でも発色してしまう性質があります。
つまり、上から重い書類を積んだり、ぎゅうぎゅうに束ねて保管してしまうと、
擦れ跡や文字の転写が起こりやすくなります。

■ 対策ポイント
・伝票をファイルボックスなどに立てて保管する。
・ゴムで強く束ねるのは避ける。ゆるめにまとめるか、紙バンドで軽く留める
・保管枚数が多い場合は、年度ごと・担当者ごとに小分けするのがオススメ。

４）よくある質問