紙と電子を使い分ける現実解｜補助金を活かしてコスト削減を実現するハイブリッド運用

「電子化した方がいいとは分かってるんだけど、移行が手間で結局いつも紙で頼んじゃうんですよね」
伝票の相談や打ち合わせの中で、そんな言葉を聞くことは珍しくありません。

多くの事業者さんが、“デジタル管理したい”という思いを持ちながらも、
作業の手間や運用への不安から、結局紙で注文が続くケースが多いのが現状です。

とはいえ、伝票の電子化は「すべて電子化するか・しないか」の二択ではありません。

一部だけ電子化を取り入れるだけでも、補助金の活用やコスト削減といった“具体的なメリット”を得られるケースが少なくありません。

私たちも数多くの伝票制作に携わるなかで、「紙を残しつつ必要な部分だけデータ化する」という選択肢が、いま現場で着実に広がっているのを実感しています。

本記事では、そうした現場の変化を踏まえて、
紙と電子を組み合わせる「ハイブリッド戦略」がなぜ今の業務にフィットするのかを解説していきます。

紙＋電子が今の業務にフィットする理由

なぜ伝票業務を「紙と電子のハイブリッド」にするといいのか。
それは、次のような3つの側面からのリターンがあるからです。

【制度面でのメリット】
補助金や税制優遇の対象になりやすく、電子帳簿保存法などの要件をクリアしやすい

【コスト面でのメリット】
一部だけの電子化でも初期費用や運用コストを大幅に抑えられ、紙だけ運用よりも総コストを減らせる

【運用面のメリット】
紙の即応性と電子の自動化・分析力を組み合わせ、作業負担と処理時間の両方を削減できる

これは、紙のみの運用やすべて電子化した運用では得られない、”併用ならでは”の成果です。

例えば、一部の伝票をデータ化するだけで、補助金の対象条件を満たし、導入コストを数十万単位で抑えられるケースがあります。

さらに、電子データは自動集計や会計ソフトとの連携がしやすく、作業工数の削減やミス防止といった目に見える業務改善にも直結します。

そして重要なのは、紙を廃止しなくても”得”を手に入れられるという点です。

現場では紙の「使いやすさ」や「確認のしやすさ」を残しつつ、電子化によって管理・分析・共有の部分だけを効率化する。
この”役割分担”こそが、最小の負担で最大の成果を生み出すハイブリッドの本質です。

制度・コスト・運用の3つの側面から見る「ハイブリッドが得な理由」

１．制度面｜「一部だけ電子化」でも補助金・税制優遇の対象

伝票業務を紙と電子の併用に切り替えると得られる最大の利点の一つが、制度による支援・優遇を受けられることです。

これは、単なる業務効率化の話ではありません。

制度そのものが「一部だけでもデジタル化している企業」に有利な設計のため、補助金・税制・法対応の3面で、要件を満たす範囲の部分導入でもリターンが発生します。　

IT導入補助金（通常枠）

【IT導入補助金とは…】
中小企業・小規模事業者が業務のデジタル化を進める際に活用できる国の支援制度
通常枠は最大450万円まで、補助率は原則1/2（※最低賃金近傍の事業者は2/3）

※補助対象は「IT導入補助金に登録されたITツール」の導入が前提。業務プロセス数などの要件により補助上限が変わります。

▼ポイント：
「登録ITツール」＋「プロセス要件」が前提。
要件を満たす一部機能の導入でも対象になり得る”が、単機能・未登録は不可。

最新スケジュール・公募要領は公式を確認。

• ・売上伝票だけを電子化する
• ・OCR（光学文字認識）を使って受領書の入力だけ自動化する

といった部分的な導入でも補助金が出るケースがあります。
初期コストのハードルが下がることで、「まず一歩だけデジタル化してみる」という選択が現実になります。

制度の対象要件や最新スケジュールは、IT導入補助金2025公式サイト（資料ダウンロードページ） をご確認ください。

中小企業省力化投資補助金

【中小企業省力化投資補助金とは…】
人手不足解消や省力化のために機器やシステムを導入する際、費用の一部を補助する制度
補助上限：従業員5人以下750万円（賃上げで1,000万円）〜101人以上8,000万円（賃上げで1億円）／補助率：中小1/2（1,500万円超は1/3）、小規模は1,500万円まで2/3（超は1/3）

▼ポイント：
省人化の定量的効果”が審査上の肝。
段階的な電子化でも、実効果（作業時間削減等）が要件に適合すれば対象になり得る。

公募要領・スケジュールは公式で確認。

• ・手書き伝票をスキャンしてOCR（光学文字認識）に取りこむ工程
• ・紙伝票とクラウド請求書を自動連係させる仕組み

こうしたハイブリッドな改善でも支援対象になるため、現場レベルに小さな改善からスタートします。

補助要件や公募スケジュールについては、中小企業省力化投資補助金（一般型）公式ページ をご確認ください。

電子帳簿保存法

【電子帳簿保存法とは…】
国税関係帳簿書類を電子で保存するための制度。
2024年1月1日以降の電子取引データは電子保存が義務です。

青色申告特別控除65万円は、e-Taxでの電子申告または「優良な電子帳簿」の保存が条件（仕訳帳・総勘定元帳が対象）。
※証憑のスキャナ保存“のみ”では65万円控除の要件を満たしません

▼ポイント：
すべてをデータ管理する必要はない

• ・一部の帳簿だけ電子保存する
• ・証憑だけスキャン保存する

といった対応でも、条件を満たせば控除対象になるケースがあります。
紙だけで運用していると見落としがちな税金面のメリットを取りこぼさないためにも、ハイブリッド対応は大きな意味を持ちます。

制度の詳細や保存要件は、国税庁｜電子帳簿保存法 一問一答【最新】 を確認してください。

インボイス制度

【インボイス制度とは…】
2023年10月から本格運用が始まったインボイス制度では、適格請求書の保存と管理が求められます。
請求書の電子化・データ保存に対応しておくことで、仕入税額控除がスムーズに受けられるだけでなく、紙での保管・検索・整理の手間を大幅に削減できます。

▼ポイント：
免税事業者からの仕入控除は段階的に縮小・廃止されるため、対応の遅れは“損”につながります。

• ・2023/10～2026/9：控除80%
• ・2026/10～2029/9：控除50％
• ・2029/10～ ：控除0%

併せて、**2割特例（〜2026/9/30）や少額特例（1万円未満は帳簿のみ）などの軽減策もあります（いずれも要件・時限あり）。

早い段階で電子請求書に対応しておくことで、控除の取りこぼしを防ぎ、経理負担も軽減できます。

経過措置・特例の詳細は、国税庁｜インボイス制度 特設サイト をご確認ください。

デジタルインボイス制度（Peppol）

【デジタルインボイス（Peppol）とは…】
国が推進する電子請求書の共通規格（JP PINT）。
義務ではないが、異なるシステム間でデータ連携でき、処理の自動化が進む。
2025/5/28仕様更新・2025/10/17事業者一覧更新。
対応しておくことで、異なるシステム間でも請求・支払いデータのやり取りが可能になり、伝票処理や会計連携の自動化が格段に進みます。

▼ポイント：
紙ではできない自動処理・連携が可能になり、時間・人件費の削減につながる

最新の仕様や利用事業者一覧は、デジタル庁｜デジタルインボイス（JP PINT）公式ページ を確認してください。

２．コスト面｜「全部電子化」よりも安く、「紙だけ」よりも効率的

紙伝票を完全にやめる必要はありません。

実は、「紙を中心にしながら一部をデジタル化する」だけでも、コスト・制度対応・業務効率のすべてで大きな改善効果が得られます。

具体的なコスト面の比較

まずは一般的な小規模事業者を想定した年間コストをカンタンに見てみましょう。
想定条件は以下の通りです。

• ・紙伝票（2枚複写×10冊セット）を使用することを想定
• ・従業員3名程度の中小事業所
• ・請求・納品・領収書など共通伝票を使用

※数値は2025年時点の平均的な市場価格・制度情報をもとにした試算であり、実際の運用範囲内容によって前後します。
※電子帳簿保存法対応費には、電子取引データの保管・検索要件を満たすためのクラウド利用またはシステム保守費を含みます。
※ALL紙（電子取引有り）は、請求書など一部がメール・PDF対応になっている一般的な現実運用を想定。

以下は制度やクラウドの参考情報です。
▼参考リンク

• 中小企業白書2024
• IT導入補助金2025公式
• 中小企業省力化投資補助金（SMRJ）
• 国税庁｜電子帳簿保存法Q＆A
• マネーフォワードクラウド請求書

コストや数量設計の考え方は、
関連コラム「伝票印刷の教科書」でも詳しく紹介しています。

なぜハイブリッドが効率的なのか

１．初期投資が小さい
→ クラウド保存や簡易スキャナ程度なら、補助金（IT導入補助金・中小企業省力化投資補助金）の対象に
→ 導入コストを半減できるケースもある

２．運用費が安定している
→ 紙を残すため、システムの維持。更新コストが低く抑えられる。
→ 一部電子化で検索・保管が自動化され、保管スペース・郵送費も削減。

３．制度対応コストが最小化される
→ すべてデータ化するより、要件を満たす範囲だけ電子保存にすることで「必要最小限の制度対応」が可能。
→ 結果的に維持費を最も安く抑えられる構成になる。

長期的な視点で見る場合

長期的にみると電子化の方がトータルコストが安く見えることもあります。
ただし、実際に数字で比較すると次のようになります。

この試算からもわかる通り、10年以上の運用でようやく電子化がコスト面で逆転します。

しかし、その間に制度改定やシステム更新があれば追加コストが発生するため、実際は併用した方が安定しやすいのが現実です。

とはいえ、ハイブリッド運用は、将来の完全電子化へスムーズに移行するための“踏み台”にもなります。

紙と電子を併用しておくことで、帳簿や証憑の扱いを社内で整理しながら、必要な部分から段階的に移行できます。

紙だけで運用している場合の注意点

紙を中心にしながら、一部を電子化することでコストを抑えつつ制度対応も進められます。
ただし、「紙のままでも証拠として残る」と考えている場合は注意が必要です。

電子帳簿保存法では、紙だけでの保管では要件を満たせないケースもあります。

詳しくは下記の記事で制度上のリスクを整理しています。
紙のままで“証拠”になると思っていませんか？電子帳簿保存法が突きつける意外な落とし穴

３．運用面｜一部電子化だけで業務が“自動化”に近づく

制度やコストの面だけでなく、実際の運用でも「紙+電子」の併用は非常に相性がいい構成です。
理由はシンプルで、「人の手で扱う部分とデータで処理する部分を分けられる」からです。

たとえば――

• ・紙の伝票で現場の受け渡しや確認を行い、控えをスキャンしてデータ化
• ・紙で控えを残しつつ、請求書や納品データはクラウドで共有
• ・現場では紙で動き、事務では電子で管理する

この分担運用を取るだけで、現場の手間を変えずに業務記録が整い、
検索・共有・証跡の確保までが自然と仕組化されます。

完全な電子化を目指す企業にとっても、ハイブリッドはその踏み台になります。

いきなり全工程を電子化するより、まず「データに残す作業」を一部だけ取り入れる方がスムーズで、社員教育や社内フローの調整コストも最小限に抑えられます。

このように、紙と電子を組み合わせるだけで「人の動き」と「データ処理」の両方が生かせる。
だからこそ、今の中小規模の現場ではハイブリッドこそ最も現実的な運用解といえます。

紙と電子それぞれの強みと限界を比較した記事でも詳しく触れています。
こちらも合わせてご覧ください。

伝票ハイブリッド運用の3つの現場パターン

「電子化ってなんだか難しそう」「うちみたいな小さな店には関係ないかも」
そんな声をよく聞きます。
でも実際は、“今あるやり方の中でちょっと工夫する”だけでも十分ハイブリッド化になります。

　地域の商店街や町工場などでも実際に使われている3つの始め方をご紹介します。

１．記録は紙、集計はパソコン

小さな商店や町工場など、現場での記入スピードを重視するケース。

伝票はこれまで通り手書きで残し、日報や売上集計だけをパソコンでまとめます。

手書きのままでも確認が早く、データ化した部分は自動集計ができるため、
1日あたりの集計時間が約3割短縮できた例もあります。

２．よく使う伝票だけ電子化

取引先とのやり取りが多い業種では、発注書・請求書など外部向けだけ適用。

社内の控えや領収書は紙のまま残しておくハイブリッドです。

これならクラウドの月額費用数千円程度で導入可能で、
スキャナを新たに購入せずとも電子帳簿保存法に対応できます。

３．必要な書類だけデータ保存

建設業や医療など、書類量の多い業種では「必要な分だけ」電子保存。

電子で受け取った書類のみデータで管理し、それ以外は紙で保管します。

全件電子化しないことで、制度対応を保ちながら管理コストを最小化。
現場への負担が少なく、段階的に進めやすい方法です。

紙の伝票をより使いやすくする工夫については
伝票印刷の教科書｜ 設計で変わる：使いやすい伝票の作り方でも解説しています。

よくある疑問Q&A