電子帳簿保存法と残された紙伝票の役割

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の電子データ保存を認める法律で、2022年1月1日に大幅な改正が施行され、特に電子取引データの保存については、2024年1月1日から完全義務化されました。これにより、電子データで受け取った書類（請求書、領収書など）は、紙に印刷して保存することが原則として認められなくなり、電子データのまま保存することが義務付けられています。

電子帳簿保存法が完全に実施された現在、紙の伝票の役割は大きく変化しました。しかし、完全に無くなったわけではなく、特定の場面でその役割が残っています。

1）電子帳簿保存法の基本と紙の伝票の現状

　まず、電子帳簿保存法における重要なポイントは以下の3つの保存区分です。
1、電子帳簿等保存: 会計ソフトなどで最初から電子的に作成した帳簿や書類（総勘定元帳、仕訳帳など）を電子データのまま保存すること。

2、スキャナ保存: 紙で受け取った書類（請求書、領収書など）や、紙で作成した書類の控えをスキャンして電子データとして保存すること。

3、電子取引データ保存: 電子的に授受した取引データ（メールで送られてきたPDFの請求書、クラウドサービスを介した領収書など）を電子データのまま保存すること。 これは2024年1月1日から完全に義務化されています。

　この中で、紙の伝票の役割に最も影響を与えるのが「電子取引データ保存」の義務化です。

２）紙の伝票の役割が縮小・変化した点

・電子取引データは原則紙保存不可: 最も大きな変化は、電子的にやり取りされた請求書や領収書などの電子取引データは、原則として紙に印刷して保存することが認められなくなったことです。以前は印刷して保存する「宥恕措置」がありましたが、2024年1月1日以降は完全になくなりました。これにより、電子データで受け取った伝票類を、紙の伝票としてファイリングする運用は原則としてできなくなりました。

・スキャナ保存による紙の削減: 紙で受け取った伝票類（手書きの領収書や、郵送で届いた請求書など）については、スキャナ保存の要件を満たせば、スキャン後に紙の原本を破棄することが可能です。これにより、物理的な保管スペースの削減や、検索性の向上が期待できます。ただし、スキャナ保存自体は任意なので、引き続き紙のまま保存することも可能です（その場合はスキャナ保存の要件を満たす必要はありません）。

・会計ソフトと連動した伝票の電子化: 会計ソフトなどで作成する仕訳伝票や出金伝票などは、もともと電子的に作成されるため、電子帳簿等保存の対象となります。これらの伝票も、紙に印刷して保存することもできますが、電子データとして保存する方が保管スペースの削減や検索性の向上といったメリットがあります。

３）紙の伝票の役割が残る場面

完全に電子化が進む中でも、紙の伝票の役割が残る場面はいくつかあります。

・紙で受領した書類: 取引先から紙で受け取った請求書、領収書、契約書などは、引き続き紙のまま保存することが可能です。ただし、スキャナ保存を導入することで電子化することもできます。

・手書きで作成された伝票: 社内で手書きで作成される出金伝票や振替伝票など、電子的に作成されない伝票は、引き続き紙で保存することになります。これらの伝票を電子保存したい場合は、スキャナ保存の要件を満たしてスキャンする必要があります。

・内部統制上の必要性: 企業によっては、業務フローや内部統制の観点から、承認印を押すため、あるいは確認作業のために一時的に紙の伝票を使用するケースがあります。ただし、最終的な保存は電子帳簿保存法に則って行う必要があります。
・災害時等のリスクヘッジ: 電子データは便利ですが、システム障害や災害などによりデータが消失するリスクもゼロではありません。リスクヘッジとして、重要な書類の一部を紙でバックアップとして保管するケースも考えられます（ただし、これは電子帳簿保存法の要件とは直接関係なく、企業の判断によるものです）。
・取引先との慣習: まだ電子化に対応していない取引先との間では、引き続き紙の伝票でのやり取りが必要となる場合があります。

まとめ

電子帳簿保存法の完全実施により、特に「電子取引データ」については紙での保存が原則禁止され、電子データのまま保存することが必須となりました。これにより、紙の伝票が持つ「原本」としての役割は縮小し、電子データがその役割を担うようになりました。
しかし、すべての伝票が紙からなくなるわけではなく、紙で受け取った書類や手書きで作成する伝票、あるいは業務上の必要性から一時的に紙を使用する場面は引き続き存在します。企業は、電子帳簿保存法の要件を正確に理解し、電子化と紙の伝票の役割を適切に区別して運用することが求められています。